为科学、合理发挥学院会议室的功能，更好地为学院工作服务，特对学院一会议室（行政楼三楼会议室）、二会议室（行政楼四楼会议）、学术会议厅（行政楼五楼会议）做如下管理规定：

1、会议室由学院办公室具体负责管理，室内设备资产处登记，造册入帐，填写固定资产卡，由办公室负责设备的使用管理。所有设备未经有关领导同意，不得借用。

2、音响设备由办公室保管，各种会议、活动使用音响，在获准利用会议室后，由使用单位通知电教室开放音响。

3、会议室的使用首先保证学院党委、行政组织的各种会议、活动和班主任例会。

4、学院各部门、学生组织使用会议，由使用单位提出书面申请，经部门负责人批准后交办公室安排。非本单位工作使用会议室实行有偿使用，每小时收取费用200元，会前，按会议所需时间将费用押金交办公室，会后结算交财务处。收取费用作为设备维修、购置和清洁工人工资。经院领导批准不交费的，可以免费使用。

5、使用学术会议厅时参会人员应在200人以上方能申请，为保证安全，参会人员不得超过额定人数（320人），审批人需严格把关。

6、使用学术会议厅的部门，必须先派人员检查设备和卫生情况，并负责会议室的布置工作，使用完毕后，必须打扫干净，并交还办公室相关人员。

7、学术会议厅中央空调由办公室专人管理，天气不是酷热严寒，一般不启用中央空调。凡有偿使用会议厅的单位，提出使用中央空调的，按表和标准电价收取费用。

8、凡使用会议室的部门和人员，要爱护公共财物，保证设施完好。造成桌椅及其设施损伤损坏和被盗的，由使用部门负责赔偿。遇到设备突然故障，应及时报告办公室，并及时做好维修保护工作。