一、综合档案室工作职责

（一）、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定学院档案工作规章制度并负责监督、指导、检查执行情况。

（二）、开展对《档案法》的宣传与教育工作，提高全院教职工的档案意识。负责对学院兼职档案工作人员的业务培训。

（三）、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计学院各类档案及相关资料，对学院档案实行统一管理。

（四）、开展档案开发和利用工作，负责办理档案的借阅和查阅工作。

（五）、负责档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案进行销毁处理。

（六）、确保档案的完整和安全保密，定期对档案进行检查和清理。

（七）、参加档案工作培训、协调、学术研讨和交流活动。

（八）、完成学院领导交办的其他任务。

二、兼职档案员职责

（一）、学院各部门兼职档案员应热爱档案工作，积极参加业务培训，学习专业技能，不断提高档案工作水平。

（二）、主动接受档案室的业务指导和监督检查。依照《学院档案工作管理办法》，注意平时收集，合理分类存放，便于利用和整理归档。

（三）、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，提高应归档档案的归档率。

（四）、填写归档文件目录一式两份，每年在规定时间内将整理好的归档文件材料向档案室移交，并办理交接手续。

（五）、积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，保证文件材料的安全和保密。

（六）、认真完成学院档案部门委托办理的其他相关任务。

三、档案整理归档制度

（一）、学院综合档案室集中统一管理学院的全部档案，隶属于学院办公室领导。院属各部门应有一名负责人分管部门档案工作，并配备一名兼职档案员。

（二）、档案整理原则

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限（永久、定期），便于保管和利用。

2、保持文件的完整性。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易褪变的文件应予复制。

3、文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护的要求。

4、确定归档文件的“件”。以件为单位，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行归档。

（三）、各类档案归档时间

1、学院各部门常规性档案应在次学年六月底归档。

2、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

3、学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档。

4、重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。

5、设备类档案应当在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。

6、声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

7、财会档案应在每年年终立卷，由财务部门保管两年，于次年六月底前归档。

四、档案统计制度

（一）、档案室工作人员要及时准确的了解和掌握学院档案情况，认真负责的做好档案统计工作。

（二）、建立健全统计帐簿，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁及各种情况数据，按上级档案部门和学院的要求及时报送各种报表。

（三）、档案人员要认真填写各种统计表，及时、准确地汇总统计数据，做到准确无误，提高档案工作的管理水平。

（四）、对统计数字进行综合分析，对存在问题提出改进措施和建议，报告学院领导。

五、档案借阅制度

（一）、凡持有合法证件的校内外单位或个人，在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。

（二）、凡借阅利用属于尚未开放的档案，须经学院档案机构领导批准。需查阅党委会、院长办公会、党政联席会会议记录者，必须经党委、院长办公室主任批准，由记录人或档案工作人员代查；查阅利用的档案涉及到档案形成部门和个人规定限制的，需经档案形成部门和个人同意；涉及技术保密的，须经项目负责人和本人同意，涉及重大问题或者国家机密的，须报学院保密工作部门审查批准。

（三）、查阅档案原则上在本档案室进行，阅后立即归还，确因工作需要借出利用的，需办理借阅手续并在规定时间内及时归还。

（四）、需借出利用的档案必须有专人保管，不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人，违者按《档案法》第二十四条规定处理，期间停止借阅档案。

（五）、借阅、查阅档案者，应填写“档案利用效果登记表”。

（六）、需要复制档案的，必须由本档案室人员办理，复印件、摘抄件须经核对后加盖档案室印章后方可有效。

（七）借阅档案人员如调离本校或离退休时，应将所借档案全部归还，经档案室管理人员签字盖章后，人事处方可办理离校或离退休手续。

（八）档案工作人员在接受借阅后归还的档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任，按规定处理。

（九）校外单位或个人利用档案，按国家有关规定合理收费。

（十）离退休人员不得借阅科技保密档案，确因需要查阅者需经有关领导批准，并按规定收费。

六、档案鉴定销毁制度

（一）、档案室应根据国家有关保管期限原则规定，对已满期限的档案进行鉴定。

（二）、对经鉴定需要销毁的档案，经学院主管领导同意，由保密和档案工作委员会和有关部门组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经学院领导批准后，方可销毁。

（三）、严格保密制度，销毁要有至少两人监销，销毁人员在销毁档案前应认真复核清点，销毁后再销毁清册上签名盖章，连同其他鉴定、销毁材料一并存档。

七、档案保密制度

（一）、学院成立保密和档案工作机构委员会，所有涉密人员签订保密责任书，加强保密意识。

（二）、学院保密和档案工作机构负责对全院保密工作人员进行保密教育，定期检查保密工作。

（三）、贯彻执行党和国家关于保守秘密的规定，维护涉密档案的安全，不得在公共场所及无关人员面前谈论档案内容，不准在私人交往和通信中提及涉密文件内容，不准通过普通邮政传递属于国家秘密的文件、资料和其他物品。

（四）、对绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

1、非经原确定密级的机关、单位或者上级机关批准，不得复制和摘抄；

2、收发、传递和外出携带，由指定人员担当，并采取必要的安全措施；

3、在设备完善的保险装置中保存。

（五）、国家秘密应当根据需要，限于一定范围的人员接触。绝密级的文件档案，经过批准的人员才能接触。

（六）、不准明传的机密、秘密型密码电报由专人管理，院领导阅后立即收回；需要学院中层干部阅办的，由档案室工作人员通知到档案室阅览。

（七）、发现秘密已经泄露或者可能泄漏时，应当立即采取补救措施并及时报告有关机关、单位，并依据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，视情节严重追究相关失职人员责任。

八、档案库房安全管理制度

（一）、未经允许，非管理人员不得随意进入库房。

（二）、定期清扫，保持档案库房干净整洁。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作。

（三）、管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁，妥善保管库房钥匙，消除火灾隐患，确保库房档案安全。

（四）、入库的各类档案要依照档号排放，库房柜架编排顺序号，排列整齐。

（五）、保管人员熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对。

（六）、档案出库利用必须认真登记，入库要按原位排放。